請求書をメールで送付する場合の注意点!

請求書は郵送で送る場合もあればメールで添付して送る場合もあります。また発行者が複数のクライアントと取引している場合、どちらのパターンも利用することになりますが、メールで添付する場合のコツについて知りたいという方は多いようです。

例えば請求書をエクセルで作成し、電子印鑑を押印してそのまま送るという場合がありますが、クライアントのほうで項目や金額を変えることができるという難点があります。この場合はPDFファイルで作成するのがよいと思います。エクセルで作成し、発行時に変換できるようなツールもいくつか利用可能です。

また電子印鑑はとても便利ですが、登記した印鑑や登録印などをそのまま電子化するわけではありませんので、それが有効であるかどうかはクライアントが判断するのみです。よりしっかりしたサインを付けたいのであれば、鍵交換方式を使用した電子署名を付ける方法があります。偽造がほとんど不可能ですので、受理されるケースが増えているようです。

一般的にもっとも多いパターンとしては、AdobeのAcrobatを使用してPDF化し、それを添付する方法です。印刷や改竄等、細かいセキュリティ設定ができます。また認印スタンプ機能も使用できます。

メールで送付する場合は第三者に送付しないように圧縮してパスワードを付けるなど、セキュリティにも気をつけましょう。最近のクラウドサービスもおススメです。セキュリティレベルが高く、カスタマイズ機能も豊富で色々なケースに使用できます。

請求書作成の注意点